Kiedy rezerwować salę na wigilię firmową
Wigilia firmowa to jedno z niewielu wydarzeń, które prawie wszystkie firmy w Polsce organizują w tych samych dziesięciu dniach. Popyt skupia się na czwartkach i piątkach między 5 a 20 grudnia, a każda sala ma w tym czasie tylko kilka wieczorów do sprzedania. Dlatego o wyborze obiektu decyduje przede wszystkim to, kiedy zaczniesz szukać.
| Kiedy szukasz | Co realnie dostaniesz | Co zrobić |
|---|---|---|
| wrzesień i początek października | wybór sal w czwartki i piątki, negocjacja menu | wyślij zapytanie z dwoma lub trzema datami |
| druga połowa października | pojedyncze wolne piątki, więcej ofert na poniedziałek do środy | rozważ środę albo obiad w porze lunchu |
| listopad | głównie początek tygodnia i początek grudnia | bądź elastyczny co do dnia, nie co do rejonu |
| grudzień | resztki terminów, często sale mniejsze, niż potrzebujesz | spotkanie noworoczne w styczniu bywa lepszym wyjściem |
Jeśli zespół pracuje zdalnie i przyjeżdża z kilku miast, wybierz dzień wcześniej w tygodniu i hotel z pokojami. Wtedy ludzie nie wracają nocą, a sala w środę jest łatwiejsza do zdobycia niż w piątek.
Ile m² potrzeba na salę na wigilię firmową
Pojemność sali w opisie obiektu jest zwykle podana dla układu teatralnego, czyli samych krzeseł w rzędach. Na wigilii siedzi się przy stołach i je, więc ta sama sala zmieści mniej więcej o połowę mniej osób. Poniżej metraż liczony z tych samych założeń, których używa kalkulator sali u góry strony, przy okrągłych stołach 1,4 m² na osobę.
| Osoby | Okrągłe stoły | Biesiadny z bufetem | Na stojąco |
|---|---|---|---|
| 20 | 30 do 35 m², 2 stoły | 35 do 40 m² | 20 do 25 m² |
| 50 | 75 do 85 m², 5 stołów | 80 do 95 m² | 45 do 55 m² |
| 100 | 160 do 180 m², 10 stołów | 170 do 190 m² | 90 do 110 m² |
| 200 | 300 do 330 m², 20 stołów | nie polecamy | 180 do 210 m² |
Do metrażu doliczasz miejsce na bufet, jeśli menu nie jest serwowane do stołu, na choinkę i stolik z prezentami oraz na parkiet, jeśli po kolacji gra muzyka. Przy 50 osobach parkiet to dodatkowe 20 do 30 m². Szczegółowo układy stołów opisujemy w poradniku ustawienie sali konferencyjnej.
Lokal na wigilię firmową, hotel, restauracja czy centrum konferencyjne
Wigilię firmową można zrobić w czterech typach miejsc, a każdy rozwiązuje inny problem. Wybierz według tego, czy zespół zostaje na noc, ile jest osób i czy przed kolacją ma być część oficjalna.
| Obiekt | Dla jakiej wigilii | Mocna strona | Na co uważać |
|---|---|---|---|
| Hotel z salą bankietową | 40 do 200 osób, zespół z kilku miast, noclegi | sala, kolacja i pokoje w jednej umowie | minimalna liczba osób, pula pokoi z terminem opcji |
| Restauracja z salą na wyłączność | 15 do 60 osób, kolacja w mieście | menu i atmosfera, dojazd taksówką | sala na wyłączność tylko od określonej kwoty, mało miejsca na parkiet |
| Centrum konferencyjne lub sala eventowa | 80 do kilkuset osób, część oficjalna i scena | duża sala, technika, własny catering lub zewnętrzny | opłata za salę osobno, dekoracje często po Twojej stronie |
| Loft lub sala w biurowcu | 20 do 80 osób, luźniejszy klimat | elastyczne godziny, wybór cateringu | wypożyczenie stołów, zastawy i obsługi doliczane osobno |
Przy firmie, która co roku robi wigilię i spotkanie wiosenne, warto porównać hotele konferencyjne, bo jeden obiekt obsłuży oba wydarzenia na podobnych warunkach.
Ile kosztuje wigilia firmowa w wynajętej sali
Wigilia firmowa w hotelu lub restauracji jest wyceniana prawie zawsze od osoby, a sala w dużej części obiektów jest wliczona w menu po przekroczeniu minimalnej liczby gości albo minimalnej kwoty zamówienia. Centra konferencyjne i sale eventowe częściej liczą najem sali osobno, a catering dokłada partner obiektu. Na końcową kwotę składa się:
- Menu za osobę, serwowane do stołu albo bufet, zwykle w kilku wariantach do wyboru, z potrawami wigilijnymi i daniem ciepłym.
- Napoje, czyli pakiet bezalkoholowy, pakiet z alkoholem liczony od osoby albo rozliczenie według zużycia, a przy własnym alkoholu opłata korkowa.
- Opłata za salę, gdy grupa nie osiąga minimum albo obiekt liczy najem osobno.
- Dodatki, czyli dekoracje świąteczne, muzyka, nagłośnienie przemówień, fotograf, szatnia i przedłużenie godzin po północy.
- Noclegi, jeśli zespół zostaje w hotelu.
Do usług dochodzi VAT, a gastronomia, alkohol i wynajem sali mogą mieć na fakturze różne stawki, więc oferty porównuj w kwotach netto, pozycja po pozycji. Jeśli w ofercie jest sama cena za osobę, dopytaj, ile godzin obejmuje i od której godziny zaczyna się dopłata. Ogólne składniki ceny sali opisujemy w tekście ile kosztuje wynajem sali konferencyjnej.
Część oficjalna, muzyka i noclegi na wigilii firmowej
Wigilia dla zespołu do 30 osób to zwykle sama kolacja i życzenia przy stołach. Przy 80 osobach i więcej pojawia się część oficjalna: podsumowanie roku przez zarząd, nagrody, czasem krótki film. Wtedy sala potrzebuje ekranu, nagłośnienia z dwoma mikrofonami i miejsca, z którego mówca widzi wszystkie stoły. Zaznacz to w zapytaniu, bo restauracja bez techniki może tego nie zapewnić.
Muzyka na żywo albo DJ wymaga parkietu i informacji od obiektu, do której godziny można grać. Jeśli obiekt nie ma swojego wykonawcy, warto wcześniej znaleźć zespół muzyczny z wolnym terminem w grudniu, bo dobrzy muzycy mają w tym miesiącu kalendarz zapełniony tak samo jak sale. Przy zespole z kilku miast zapytaj hotel o pulę pokoi i późne śniadanie dzień później.
Co wpisać w zapytaniu o salę na wigilię firmową
Im dokładniejsze zapytanie, tym mniej telefonów i tym szybciej porównasz oferty. Wpisz:
- liczbę osób i to, czy liczba może się zmienić, a jeśli tak, to do kiedy podasz ostateczną,
- dwie lub trzy daty w kolejności preferencji i godziny rozpoczęcia oraz zakończenia,
- miasto i rejon, a przy hotelu liczbę pokoi jedno i dwuosobowych,
- formę posiłku: serwowany do stołu, bufet albo stojąca kolacja,
- napoje: bez alkoholu, pakiet z alkoholem albo własny alkohol,
- część oficjalną, muzykę, parkiet i potrzebny sprzęt,
- diety: wegetariańska, wegańska, bezglutenowa, bez laktozy.
Dla zespołu około 50 osób przyda się też wpis sala konferencyjna na 50 osób, a przy wigilii we Wrocławiu z noclegiem strona hotele konferencyjne Wrocław. W Warszawie najwięcej sal z grudniowymi terminami znajdziesz wśród sal konferencyjnych w Warszawie. Jeśli grudzień jest już zajęty i przesuwasz spotkanie na styczeń, metraż z parkietem i składniki ceny opisujemy w tekście o sali na imprezę firmową.
Sala na wigilię firmową, pytania i odpowiedzi
Ile kosztuje sala na wigilię firmową?
W hotelach i restauracjach sala jest zwykle wliczona w menu za osobę, jeśli grupa przekroczy minimalną liczbę gości albo minimalną kwotę zamówienia. Centra konferencyjne i sale eventowe częściej liczą najem osobno, a catering doliczają do tego. Cenę obiekt podaje w ofercie na konkretny termin, a piątki przed świętami są najdroższe.
Kiedy zarezerwować salę na wigilię firmową?
Na czwartek lub piątek w grudniu najlepiej we wrześniu albo na początku października. W drugiej połowie października zostają pojedyncze piątki i więcej terminów od poniedziałku do środy. W listopadzie i grudniu wybór jest już mały, więc pomaga elastyczność co do dnia tygodnia.
Ile m² potrzeba na wigilię firmową dla 50 osób?
Przy okrągłych stołach na 10 osób licz około 75 do 85 m², czyli 1,4 m² na osobę z zapasem na obsługę. Do tego dolicz miejsce na bufet, choinkę i parkiet, jeśli po kolacji gra muzyka. Stojąca kolacja dla 50 osób zmieści się w około 45 do 55 m².
Gdzie zorganizować wigilię firmową, w hotelu czy w restauracji?
Hotel wybierz, gdy zespół przyjeżdża z kilku miast albo zostaje na noc, a grupa ma ponad 40 osób. Restauracja z salą na wyłączność sprawdza się przy 15 do 60 osobach i kolacji w mieście. Przy części oficjalnej ze sceną i ekranem lepsze jest centrum konferencyjne albo duży hotel.
Czy na wigilię firmową można przynieść własny alkohol?
W wielu obiektach tak, ale za opłatą korkową liczoną od butelki albo od osoby. Część hoteli i restauracji wymaga zakupu napojów na miejscu. Zapytaj o to w zapytaniu, bo różnica w koszcie przy 50 osobach bywa większa niż różnica w cenie menu.
Czy za zapytanie o salę na wigilię firmową się płaci?
Nie. Wysłanie zapytania i porównanie ofert są dla firmy bez opłat. Umowę i fakturę dostajesz bezpośrednio od wybranego obiektu, bez prowizji pośrednika.