Hotel konferencyjny z salą konferencyjną, noclegami i cateringiem dla firm
Hotel konferencyjny łączy salę, noclegi i wyżywienie pod jednym dachem, więc hotel na konferencję wybierasz wtedy, gdy wydarzenie trwa dwa dni albo uczestnicy przyjeżdżają z innych miast. To najprostszy wybór na konferencję dwudniową, spotkanie handlowców z całej Polski albo szkolenie, po którym uczestnicy zostają na kolację. Opisujesz wydarzenie raz: miasto, liczbę osób, układ sali, termin, liczbę noclegów i catering. Odpowiadają hotele z pasującą salą i wolnym terminem, a każda oferta ma te same pola, więc porównujesz pakiety obok siebie.
Policz salę i pokoje w hotelu
Kalkulator ma ustawione 40 osób, dwa dni i noclegi, czyli typową konferencję wyjazdową. Zmień liczbę uczestników, układ i miasto, a zobaczysz metraż sali, listę kontrolną i brief zapytania z pulą pokoi.
Kalkulator sali konferencyjnej
Policz salę i przygotuj zapytanie
Podaj liczbę uczestników, żeby policzyć salę.
Liczba uczestników musi być większa od zera.
Wynik dla Twojej grupy
| Układ | Min. m²Min. powierzchnia | Wysokość | Ekran | Stoły |
|---|---|---|---|---|
| Wysokość , Ekran | ||||
Brief zapytania ofertowego
Lista kontrolna wyposażenia
- Ekran lub monitor LED widoczny z ostatniego rzędu
- Nagłośnienie i co najmniej dwa mikrofony bezprzewodowe
- Stabilne Wi-Fi dla wszystkich uczestników
- Gniazdka przy stołach albo przedłużacze
- Flipchart i markery
- Klimatyzacja i możliwość zaciemnienia sali
- Miejsce na przerwę kawową poza salą
- Dostęp dla osób na wózkach
Jak liczymy
Powierzchnia to liczba osób razy metraż na osobę w danym układzie. To założenie branżowe i punkt wyjścia do rozmowy z obiektem, nie norma.
| Układ | Metraż na osobę | Ustawienie |
|---|---|---|
| Teatralny | 0,9 m² | rzędy krzeseł przodem do sceny |
| Szkolny | 1,8 m² | rzędy stołów z krzesłami po jednej stronie |
| Podkowa (U) | 2,6 m² | stoły w kształcie litery U, prowadzący w otwartej części |
| Bankietowy | 1,4 m² | okrągłe stoły z miejscami dookoła |
| Kabaretowy | 1,8 m² | okrągłe stoły z miejscami tylko od strony sceny |
| Boardroom | 2,4 m² | jeden duży stół, wszyscy widzą się nawzajem |
Wysokość sali: do 30 osób co najmniej 2,7 m, do 100 osób 3 m, do 300 osób 3,5 m, powyżej 300 osób 4,5 m. Ekran: wysokość obrazu to co najmniej jedna szósta odległości do ostatniego rzędu.
Podgląd profilu sali
Wpisz wymiary sali, a policzymy pojemność w każdym układzie. Tak zobaczy Twoją salę firma, która szuka obiektu.
Podaj wymiary sali w metrach, żeby policzyć pojemność.
Przy tej wysokości sala nie pomieści ekranu dla ostatniego rzędu. Rozważ dwa ekrany albo niższą liczbę osób.
Pojemność w układach
| Układ | Pojemność |
|---|---|
Twoja sala
Wolne terminy widoczne dla dopasowanych zapytań
Hotel konferencyjny z salą i pokojami w jednym miejscu
Hotel konferencyjny to hotel, który ma co najmniej jedną salę przystosowaną do spotkań biznesowych oraz dział sprzedaży obsługujący grupy firmowe. Dla organizatora oznacza to jedną umowę, jedną fakturę i jedną osobę kontaktową po stronie obiektu. Uczestnicy nie tracą czasu na dojazdy między hotelem a salą, a przerwy kawowe, lunch i kolacja odbywają się w tym samym budynku. Hotele różnią się wielkością największej sali, liczbą pokoi, które mogą zarezerwować dla grupy, oraz tym, co obejmuje pakiet konferencyjny. Te różnice widać dopiero w porównywalnych ofertach, dlatego każda odpowiedź na zapytanie ma ten sam układ pól.
- Sala w wybranym układzie z pojemnością podaną dla Twojej liczby uczestników.
- Pula pokoi dla grupy na wskazane noce.
- Catering: przerwy kawowe, lunch, kolacja, woda w sali.
- Technika: rzutnik albo ekran, nagłośnienie, mikrofony, flipchart, sieć bezprzewodowa.
Hotel na konferencję, jak wybrać obiekt do rodzaju wydarzenia
Hotel na konferencję dobierasz od liczby osób w największej części programu i od tego, czy grupa zostaje na noc. Inaczej wybiera się hotel na szkolenie jednego działu, a inaczej na kick-off całej sprzedaży z kolacją i drugim dniem warsztatów.
| Wydarzenie | Jaki hotel | Sala i układ | Na co uważać |
|---|---|---|---|
| Szkolenie jednodniowe dla 15 do 30 osób | hotel miejski blisko dworca lub biura | sala szkoleniowa, układ szkolny lub podkowa | pakiet dzienny zamiast noclegów, minimalna liczba osób |
| Konferencja dwudniowa dla 50 do 150 osób | hotel konferencyjny z salą plenarną i pokojami dla całej grupy | sala teatralna plus 2 do 3 sal na warsztaty | pula pokoi, termin opcji, inne grupy w hotelu |
| Kick-off sprzedaży z kolacją | hotel z salą bankietową albo restauracją na wyłączność | sala kabaretowa rano, bankietowa wieczorem | przestawienie sali, godzina zakończenia kolacji |
| Spotkanie zarządu | mniejszy hotel poza miastem albo hotel butikowy | boardroom z wideokonferencją | dyskrecja, osobna sala na przerwy |
| Konferencja z gośćmi z zagranicy | hotel przy lotnisku albo w centrum dużego miasta | sala z kabiną tłumaczy | dojazd z lotniska, tłumaczenie symultaniczne |
Hotel z salą konferencyjną w Warszawie, z rejonami od Dworca Centralnego po hotele pod miastem, porównujemy na stronie hotel Warszawa sala konferencyjna. Sale w innych dużych miastach znajdziesz przez strony miast, na przykład sale konferencyjne Warszawa albo sale konferencyjne Kraków, hotel z salą i pokojami przy Starym Mieście, ICE albo lotnisku na stronie hotel Kraków sala konferencyjna, a hotele z salą i pulą pokoi we Wrocławiu porównujemy na stronach hotele konferencyjne Wrocław i hotele konferencyjne Gdańsk, razem z sezonem nad morzem i pulą pokoi (poza sezonem sprawdź też hotele konferencyjne nad morzem z dojazdem i rejonami wybrzeża), a hotel na spotkanie zespołów z kilku miast w połowie drogi na stronie hotel konferencyjny Łódź. Hotel przy targach, Starym Rynku albo nad Maltą, z kalendarzem MTP w tle, porównujemy na stronie hotel konferencyjny Poznań. Hotele z salą szkoleniową i pokojami na szkolenie z noclegiem opisujemy też na stronach sale szkoleniowe Gdańsk i sale szkoleniowe Lublin.
Dzienny pakiet konferencyjny w hotelu i pakiet z noclegiem
Hotele najczęściej wyceniają spotkania w pakietach liczonych od osoby. Pakiet dzienny obejmuje zwykle wynajem sali, podstawowe wyposażenie, przerwy kawowe i lunch. Pakiet z noclegiem dokłada pokój, śniadanie i kolację, a przy wyjazdach dwudniowych również drugi dzień obrad. Zakres pakietu różni się między obiektami, dlatego w ofercie ważne jest, co jest w cenie, a co jest dopłatą: dodatkowa sala na warsztaty, ekran LED, realizator dźwięku, parking albo późniejsze wymeldowanie. Szczegółowo opisujemy to w artykule pakiet konferencyjny: co zawiera, a składniki ceny w tekście ile kosztuje wynajem sali konferencyjnej.
| Element | Pakiet dzienny | Pakiet z noclegiem |
|---|---|---|
| Sala w wybranym układzie | tak | tak, na każdy dzień obrad |
| Przerwy kawowe | zwykle dwie | zwykle dwie na dzień |
| Lunch | tak | tak |
| Kolacja | za dopłatą | często w pakiecie |
| Nocleg ze śniadaniem | nie | tak, w pokoju jedno albo dwuosobowym |
| Wyposażenie techniczne | podstawowe | podstawowe, dodatki według oferty |
Pula pokoi i opcja w hotelu konferencyjnym
Przy wydarzeniu z noclegiem hotel rezerwuje dla grupy pulę pokoi, nazywaną w branży allotmentem. Pula ma zwykle termin opcji: do określonej daty możesz zmniejszyć liczbę pokoi bez kosztów, a po niej hotel może naliczyć opłatę za niewykorzystane pokoje. Opcja dotyczy też samej sali: hotel trzyma dla Ciebie termin do wskazanego dnia, a jeśli nie potwierdzisz, zwalnia go dla innych gości. W zapytaniu warto od razu podać liczbę pokoi jedno i dwuosobowych, liczbę nocy i orientacyjny termin decyzji. Hotel, który ma aktualny kalendarz dostępności, odpowiada tylko wtedy, gdy ma wolne sale na ten termin.
- Liczba pokoi jednoosobowych i dwuosobowych na każdą noc.
- Termin opcji na salę i na pulę pokoi.
- Warunki zmniejszenia puli i anulowania.
- Godziny zameldowania i wymeldowania, przechowalnia bagażu.
Konferencja wyjazdowa i dwudniowa w hotelu
Konferencja dwudniowa w hotelu ma swój rytm: pierwszy dzień obrad, kolacja, drugi dzień warsztatów i wyjazd po lunchu. Dobrze sprawdza się przy spotkaniach zespołów rozproszonych po kraju, kick offach sprzedażowych i szkoleniach, które wymagają pracy w grupach. Wtedy potrzebujesz sali plenarnej w układzie teatralnym albo kabaretowym oraz kilku mniejszych sal na warsztaty. Jeśli grupa jest większa niż możliwości hotelu, rozważ centrum konferencyjne, a przy wyjeździe poza miasto ośrodek konferencyjny. Na wyjazd w góry prowadzi strona sale konferencyjne w górach.
O co pytać hotel konferencyjny przed podpisaniem umowy
- Jaka jest pojemność sali w moim układzie, a nie maksymalna pojemność z folderu.
- Czy sala ma światło dzienne, zaciemnienie i klimatyzację.
- Co dokładnie obejmuje pakiet i jakie pozycje są dopłatą.
- Do kiedy trwa opcja na salę i pulę pokoi i jakie są warunki jej zmniejszenia.
- Czy w tym samym czasie w hotelu odbywa się inne wydarzenie i gdzie jest serwowany catering.
- Czy jest parking dla uczestników i jak wygląda dojazd komunikacją.
- Kto po stronie hotelu jest osobą kontaktową w dniu wydarzenia.
Każda oferta w serwisie ma pola: sala, pojemność w wybranym układzie, wyposażenie, pakiet konferencyjny i cena netto. Umowę podpisujesz bezpośrednio z hotelem i od hotelu dostajesz fakturę. Dla firm szukających sali serwis jest bez opłat. Jak wygląda cały proces, opisuje strona wynajem sali konferencyjnej.
Pytania i odpowiedzi o hotel konferencyjny
Jak wybrać hotel na konferencję?
Zacznij od liczby osób w części plenarnej i liczby noclegów. Hotel musi mieć salę na całą grupę w wybranym układzie, sale na warsztaty i pulę pokoi na każdą noc. Potem porównaj pakiety za osobę, termin opcji i warunki zmniejszenia puli pokoi.
Ile kosztuje hotel na konferencję?
Hotele liczą zwykle pakiet za osobę: dzienny z salą, przerwami kawowymi i lunchem albo z noclegiem, śniadaniem i kolacją. Cena zależy od miasta, terminu, standardu hotelu i liczby osób, dlatego hotel podaje ją w ofercie na konkretny termin. Do usług dochodzi VAT.
Co obejmuje pakiet konferencyjny w hotelu?
Pakiet dzienny obejmuje zwykle salę, podstawowe wyposażenie, przerwy kawowe i lunch. Pakiet z noclegiem dokłada pokój ze śniadaniem, często kolację. Zakres różni się między hotelami, dlatego w ofercie wypisujemy, co jest w cenie, a co dopłatą.
Czym jest pula pokoi i opcja?
Pula pokoi to liczba pokoi, którą hotel rezerwuje dla grupy. Opcja to termin, do którego możesz ją zmniejszyć bez kosztów albo potwierdzić rezerwację sali. Po terminie opcji obowiązują warunki z umowy z hotelem.
Czy mogę zapytać kilka hoteli naraz?
Tak. Jedno zapytanie trafia do wszystkich hoteli, które mają pasującą salę i wolny termin w wybranym mieście lub regionie. Oferty przychodzą w tym samym formacie.
Kto wystawia fakturę za konferencję w hotelu?
Fakturę wystawia hotel, z którym podpisujesz umowę. Nie ma pośrednika doliczającego marżę ani prowizji od rezerwacji.
Hotele konferencyjne dostają zapytania z liczbą osób, układem i terminem
Dział sprzedaży hotelu dostaje zapytania od firm z jego miasta lub regionu z kompletem danych: liczba osób, układ sali, termin, noclegi, catering i budżet. Kalendarz dostępności odsiewa zapytania na zajęte terminy, a profil pokazuje każdą salę z pojemnością w każdym układzie. Plan Obiekt Pro za 549 zł miesięcznie netto + 23% VAT obejmuje do 10 sal, zapytania z miasta i regionu, synchronizację kalendarza iCal i Google, 3 konta w zespole i szablony ofert. Bez prowizji od rezerwacji. Szczegóły na stronie reklama hotelu i w cenniku.