Organizacja konferencji dla firm od sali i ofert do umowy bez pośrednika
Organizacja konferencji, szkolenia czy wyjazdu zespołu często spada na osobę, która ma też inne obowiązki: HR, office managera, trenera albo event managera. Najwięcej czasu zabiera znalezienie sali, która ma wolny termin, pomieści grupę w odpowiednim układzie i ma potrzebny sprzęt. U nas opisujesz wydarzenie raz, a odpowiadają tylko obiekty, które spełniają te warunki. Oferty przychodzą w jednym formacie, umowę podpisujesz bezpośrednio z obiektem, a dla firm szukających sali serwis jest bez opłat.
Dla kogo jest serwis do organizacji konferencji dla firm
Serwis jest dla każdej osoby w firmie, która szuka sali na wydarzenie firmowe i musi potem uzasadnić wybór przed przełożonym albo działem zakupów.
- HR i dział szkoleń: szkolenia wewnętrzne, onboarding, dni rekrutacyjne, programy rozwojowe.
- Office manager: spotkania zarządu, spotkania z klientami, wydarzenia wewnętrzne.
- Trener i firma szkoleniowa: szkolenia otwarte i zamknięte w różnych miastach.
- Event manager i dział marketingu: konferencje dla klientów, premiery, spotkania partnerów.
- Dział sprzedaży: kick off, spotkanie handlowców z całej Polski, wyjazd motywacyjny.
Co zyskuje firma przy organizacji konferencji przez serwis
Jedno miejsce zamiast kilkunastu rozmów
Wysyłasz jedno zapytanie zamiast obdzwaniać hotele po kolei. Zapytanie trafia do obiektów w Twoim mieście lub regionie, które mają salę o odpowiedniej pojemności i wolny termin.
Oferty, które da się porównać
Każda oferta ma te same pola: sala, pojemność w wybranym układzie, wyposażenie, pakiet konferencyjny i cena netto. Zestawienie dla przełożonego przygotowujesz bez przepisywania danych z różnych dokumentów.
Faktura bezpośrednio od obiektu
Umowę zawierasz z obiektem i od niego dostajesz fakturę. Rozliczenie idzie tą samą drogą, co przy bezpośredniej rezerwacji.
Bez pośrednika doliczającego marżę
Nie pobieramy prowizji od rezerwacji i nie doliczamy marży do ceny obiektu. Serwis utrzymują obiekty, które płacą abonament za profil i zapytania.
Bez opłat dla firmy
Wysłanie zapytania i otrzymanie ofert nie kosztuje firmy nic. Płacisz tylko obiektowi za salę i usługi, które wybierzesz.
Typowe sytuacje przy organizacji wydarzeń firmowych
Tabela pokazuje, jak wygląda zapytanie w czterech częstych sytuacjach. Metraż wynika z przyjętych założeń na osobę (szkolny 1,8 m², boardroom 2,4 m², teatralny 0,9 m²) i jest punktem wyjścia, a rzeczywistą pojemność sali podaje obiekt.
| Sytuacja | Układ sali | Na co zwrócić uwagę | Gdzie szukać |
|---|---|---|---|
| Szkolenie dla 40 osób | szkolny albo warsztatowy, około 72 m² dla samych uczestników w układzie szkolnym | światło dzienne, flipcharty, cisza, przerwa kawowa poza salą | sala szkoleniowa |
| Spotkanie zarządu dla 12 osób | boardroom, około 29 m² | prywatność, ekran do wideokonferencji, catering do sali | sala w hotelu albo biurowcu |
| Konferencja dla 200 osób | teatralny, około 180 m² dla samych uczestników, sala o wysokości co najmniej 3,5 m | sale na warsztaty, foyer na rejestrację, nagłośnienie, realizator | centrum konferencyjne albo duży hotel |
| Wyjazd zespołu na dwa dni | kabaretowy albo wyspy, zmiana układu w ciągu dnia | pula pokoi, pakiet pełny, transport grupy, program wieczorny | ośrodek konferencyjny |
Co przygotować przed wysłaniem zapytania o konferencję
Kilka decyzji podjętych przed zapytaniem skraca rozmowy z obiektami o kilka dni. Jeśli którejś informacji jeszcze nie masz, podaj zakres, a obiekt dopasuje ofertę. Kalkulator sali na stronie głównej przygotuje gotowy brief zapytania z liczby osób, układu i wyposażenia.
- Liczba uczestników: szacunek z zakresem, na przykład od 35 do 45 osób.
- Układ sali: od niego zależy pojemność, więcej w poradniku ustawienie sali konferencyjnej.
- Termin: data główna i ewentualnie termin zapasowy, godziny rozpoczęcia i zakończenia.
- Miasto albo region: z uwzględnieniem tego, skąd dojeżdżają uczestnicy.
- Wyposażenie: ekran, nagłośnienie, mikrofony, tłumaczenia, transmisja.
- Catering i noclegi: liczba przerw, lunch, kolacja, liczba pokoi i nocy.
- Budżet: orientacyjna kwota netto albo kwota na osobę.
- Osoba decyzyjna i termin decyzji: obiekt ustawi opcję na salę do tego dnia.
Pełną listę kroków opisujemy w artykule organizacja konferencji krok po kroku, a od czego zależy cena, w tekście ile kosztuje wynajem sali konferencyjnej.
Porównanie sposobów szukania sali na konferencję
| Sposób | Czas po stronie firmy | Porównywalność ofert | Prowizja | Wolne terminy |
|---|---|---|---|---|
| Obdzwanianie hoteli | dużo rozmów i maili | każda oferta w innym formacie | brak | sprawdzane w każdej rozmowie |
| Ogólny portal noclegowy | szukanie wśród ofert pokoi | sale opisane skrótowo albo wcale | zależy od portalu | dotyczą pokoi, nie sal |
| Agencja eventowa | mało, agencja prowadzi sprawę | zestawienie przygotowane przez agencję | zwykle wliczona w cenę | sprawdza agencja |
| CentraKonferencyjne | jedno zapytanie | te same pola w każdej ofercie | brak | kalendarz obiektu odsiewa zajęte terminy |
Pytania i odpowiedzi o organizację konferencji dla firm
Czy firma płaci za korzystanie z serwisu?
Nie. Dla firm szukających sali serwis jest bez opłat. Za salę i usługi płacisz obiektowi na podstawie umowy z nim.
Kto wystawia fakturę za konferencję?
Fakturę wystawia obiekt, z którym podpisujesz umowę. Nie jesteśmy stroną umowy i nie pośredniczymy w płatności.
Czy mogę zapytać o kilka miast jednocześnie?
Tak. W zapytaniu możesz wskazać region albo kilka miast. Odpowiedzą obiekty z każdej z tych lokalizacji, które mają wolny termin i pasującą salę.
Jak szybko przychodzą oferty?
Obiekty odpowiadają po otrzymaniu zapytania, zwykle w godzinach pracy działu sprzedaży. Kompletne zapytanie z liczbą osób, układem, terminem i budżetem skraca czas odpowiedzi, bo obiekt nie musi dopytywać.
Zacznij od jednego zapytania
Opisz wydarzenie: miasto, liczbę osób, układ sali, termin i wyposażenie. Odpowiedzą obiekty, które mają wolny termin i pasującą salę. Jak wygląda cały proces, opisuje strona wynajem sali konferencyjnej.