Ile m² ma mała sala konferencyjna dla 4, 8 i 12 osób
Przy małych salach liczy się jeden układ: wszyscy siedzą przy wspólnym stole, czyli boardroom. Na osobę potrzeba wtedy około 2,4 m² razem z krzesłem, miejscem na przejście za plecami i szafką z kawą. Ogłoszenie „sala do 10 osób" zwykle mówi prawdę, bo w tak małym pomieszczeniu układ teatralny nie ma sensu, ale i tak zapytaj o wymiary stołu, a nie tylko o liczbę krzeseł.
| Liczba osób | Metraż sali | Stół | Do czego |
|---|---|---|---|
| 4 | 12 do 15 m² | okrągły lub kwadratowy, około 1,2 m | spotkanie z klientem, rozmowa rekrutacyjna, krótka narada |
| 6 | 16 do 20 m² | prostokątny, około 2 m | negocjacje dwóch stron po trzy osoby, przegląd projektu |
| 8 | 20 do 25 m² | prostokątny lub owalny, około 2,8 do 3 m | spotkanie zarządu, warsztat w jednym zespole |
| 10 | 26 do 30 m² | około 3,5 m | zarząd z doradcami, rada nadzorcza, prezentacja dla klienta |
| 12 | 30 do 35 m² | około 4 do 4,5 m lub dwa zestawione | spotkanie działu, komitet, szkolenie w małej grupie |
| 15 | 38 do 45 m² | stoły w podkowę | warsztat, szkolenie z pracą w parach |
Powyżej 15 osób sala przestaje być „mała", a rozmowa przy jednym stole zaczyna się rozjeżdżać. Wtedy przejdź do poradnika o sali konferencyjnej na 20 osób, gdzie porównujemy wszystkie układy, w tym podkowę i salę szkolną.
Ekran, kamera i akustyka w małej sali
W małej sali najdalsza osoba siedzi zwykle 3 do 5 m od ekranu. Obraz powinien mieć wysokość co najmniej 1/6 tej odległości, czyli 0,5 do 0,85 m. To telewizor 55 cali (obraz około 0,68 m wysokości) przy stole na sześć osób i 65 do 75 cali przy stole na 10 do 12 osób. Telewizor jest tu lepszy od projektora: działa przy zapalonym świetle, nie grzeje i nie szumi wentylatorem.
Druga rzecz to wideokonferencja. W małych salach co drugie spotkanie ma kogoś zdalnie, a laptop z wbudowaną kamerą pokazuje tylko jedną osobę. Zapytaj obiekt, czy sala ma kamerę obejmującą cały stół, mikrofon konferencyjny na środku i głośnik, a także, czy podłączysz własny komputer przewodem HDMI albo USB-C bez szukania przejściówki.
Trzecia, o której nikt nie myśli przy rezerwacji, to akustyka i prywatność. Małe sale ze szklanymi ścianami w biurowcach i coworkingach mają pogłos i słychać w nich rozmowę z korytarza, a z korytarza słychać rozmowę w sali. Przy negocjacjach, rozmowach rekrutacyjnych i posiedzeniach zarządu zapytaj o salę z pełnymi ścianami albo o folię na szybie.
Gdzie wynająć małą salę konferencyjną
Małe sale są w czterech rodzajach obiektów i każdy rozlicza się trochę inaczej. Wybór zależy głównie od tego, kto przychodzi na spotkanie i jak długo ono trwa.
| Obiekt | Typowa sala | Rozliczenie | Mocna strona | Na co uważać |
|---|---|---|---|---|
| Biuro serwisowane | 4 do 12 osób | za godzinę, często od 1 godziny | recepcja, która przywita gości, adres w prestiżowym biurowcu | szklane ściany, opłata za parking dla gości |
| Coworking | 4 do 10 osób | za godzinę, czasem w pakiecie godzin | elastyczne godziny, kawa w cenie | ruch i hałas za ścianą, mniej prywatności |
| Centrum konferencyjne | 8 do 15 osób | za godzinę, pół dnia lub dzień | technika i obsługa na miejscu, catering z jednej ręki | przy krótkim spotkaniu minimum kilku godzin |
| Hotel biznesowy | 6 do 15 osób | za pół dnia lub dzień, albo pakiet za osobę | catering, pokoje dla gości z innych miast | wyższa cena przy krótkim spotkaniu, sala bywa bez okna |
Na spotkanie z klientem albo rozmowy z kandydatami na dwie godziny lepiej sprawdzają się biura serwisowane i coworkingi. Na całodniowe posiedzenie zarządu z lunchem albo spotkanie z gośćmi spoza miasta wygodniejszy jest hotel albo centrum konferencyjne. Jeśli spotkanie trwa krótko, zobacz też, kiedy opłaca się sala konferencyjna na godziny i jak liczyć minimalny czas wynajmu.
Mała sala konferencyjna w Warszawie, gdzie szukać
Warszawa ma najwięcej małych sal w kraju, bo stoi tu najwięcej biurowców z biurami serwisowanymi i coworkingami. Największy wybór jest w trzech miejscach.
- Śródmieście, okolice Dworca Centralnego i Ronda ONZ. Dobre na spotkanie z gośćmi, którzy przyjeżdżają pociągiem z innego miasta, bo z peronu dojdą pieszo.
- Wola, okolice ronda Daszyńskiego. Dużo nowych biurowców z salami na 4 do 12 osób i dojazd metrem M2.
- Mokotów i Służewiec. Sale w biurowcach przy Domaniewskiej i Postępu, wygodne dla firm, które tam pracują, ale w godzinach szczytu trudny dojazd autem.
Ceny w centrum Warszawy są wyższe niż w pozostałych miastach, a terminy od wtorku do czwartku między 9 a 13 znikają najszybciej. Jeśli spotkanie może zacząć się po 14 albo w poniedziałek, wpisz to w zapytaniu. Pełne zestawienie sal w stolicy, także tych większych, znajdziesz na stronie sale konferencyjne Warszawa.
Ile kosztuje mała sala konferencyjna
Małą salę konferencyjną wynajmuje się zwykle za godzinę, z minimum jednej lub dwóch godzin. Przy dłuższym spotkaniu obiekty proponują stawkę za pół dnia (4 godziny) albo za cały dzień (8 godzin), która wychodzi taniej niż suma godzin. Hotele częściej liczą pakiet za osobę z kawą i lunchem. Kwotę podaje obiekt na konkretny termin, bo zależy od miasta, dzielnicy, dnia tygodnia i wyposażenia.
| Składnik ceny | Zwykle w cenie sali | Zwykle dopłata |
|---|---|---|
| Sala i stół | tak | wcześniejsze wejście na przygotowanie |
| Telewizor lub ekran, Wi-Fi | tak | zestaw do wideokonferencji w części obiektów |
| Woda i kawa z ekspresu | w coworkingach i biurach serwisowanych często tak | przerwa kawowa z ciastkami, lunch |
| Recepcja i przywitanie gości | w biurach serwisowanych tak | parking dla gości, przepustki do biurowca |
| Sprzątanie | tak | dłuższa rezerwacja na wypadek przeciągnięcia spotkania |
Do wynajmu sali dochodzi VAT 23 procent, a catering może mieć inną stawkę na fakturze, dlatego porównuj oferty w kwotach netto i na całe spotkanie, a nie stawkę za godzinę. Trzy godziny w sali za 100 zł netto za godzinę z kawą w cenie wychodzą taniej niż dwie godziny za 80 zł netto z kawą płatną osobno i opłatą za parking dla czterech gości. Wszystkie składniki opisujemy w artykule o tym, ile kosztuje wynajem sali konferencyjnej.
Na jakie spotkania firmy wynajmują małą salę konferencyjną
- Spotkanie z klientem albo inwestorem, gdy firma nie ma własnego biura w tym mieście albo pracuje zdalnie.
- Posiedzenie zarządu lub rady nadzorczej, gdy we własnym biurze nie ma sali z pełnymi ścianami.
- Negocjacje i podpisanie umowy na neutralnym terenie, z salą zarezerwowaną z zapasem godziny.
- Rozmowy rekrutacyjne w jeden dzień, kilka po kolei. Jeśli prowadzisz ich dużo, kandydatów i terminy rozmów łatwiej poukładać w systemie ATS do rekrutacji, a salę zarezerwować na cały blok godzin.
- Wideokonferencja z zespołem rozproszonym po kraju, gdy kilka osób spotyka się w jednym mieście.
- Szkolenie dla 6 do 12 osób przy stole, na przykład wdrożenie nowych pracowników działu.
Przy każdym z tych spotkań warto zarezerwować salę z zapasem 30 minut przed i po, żeby nie zaczynać rozmowy pod drzwiami, za którymi kończy się poprzednia rezerwacja.
Co wpisać w zapytaniu o małą salę konferencyjną
- Liczbę osób i to, czy wszyscy mają siedzieć przy jednym stole.
- Datę oraz dokładną godzinę rozpoczęcia i zakończenia, razem z czasem na przygotowanie.
- Dzielnicę albo okolicę, z której dojedziesz Ty i Twoi goście.
- Czy potrzebujesz telewizora, kamery i mikrofonu do wideokonferencji.
- Czy sala ma mieć pełne ściany, bo rozmowa jest poufna.
- Kawę, wodę, przerwę kawową albo lunch.
- Parking i przepustki dla gości.
Takie zapytanie wypełnisz w kalkulatorze na górze strony. Trafia ono do obiektów z wolną salą w Twoim terminie, a oferty wracają w jednym formacie, więc porównujesz je bez dzwonienia po kolei.
Mała sala konferencyjna, pytania i odpowiedzi
Ile m² ma mała sala konferencyjna?
Mała sala konferencyjna ma zwykle od 12 do 45 m². Na osobę przy wspólnym stole potrzeba około 2,4 m², więc sala dla 4 osób to 12 do 15 m², dla 8 osób 20 do 25 m², a dla 12 osób 30 do 35 m². Wartości obejmują przejście za krzesłami i szafkę z kawą.
Ile kosztuje wynajem małej sali konferencyjnej?
Cenę podaje obiekt w ofercie na konkretny termin. Małe sale wynajmuje się zwykle za godzinę z minimum jednej lub dwóch godzin, a przy dłuższym spotkaniu za pół dnia lub dzień. Cena zależy od miasta, dzielnicy, dnia tygodnia i wyposażenia. Do najmu dochodzi VAT 23 procent.
Gdzie wynająć małą salę konferencyjną w Warszawie?
Najwięcej małych sal jest w biurach serwisowanych i coworkingach w Śródmieściu przy Dworcu Centralnym, na Woli przy rondzie Daszyńskiego i na Mokotowie. Na całodniowe spotkanie z lunchem warto sprawdzić też hotele biznesowe i centra konferencyjne.
Czy małą salę konferencyjną można wynająć na godzinę?
Tak. Biura serwisowane i coworkingi wynajmują małe sale nawet od jednej godziny, centra konferencyjne zwykle od dwóch do czterech. Hotele częściej sprzedają pół dnia albo cały dzień. Wpisz w zapytaniu dokładne godziny spotkania, a oferty przyjdą ze stawką godzinową.
Jaki ekran do małej sali konferencyjnej?
W małej sali wystarczy telewizor zamiast projektora. Przy stole na sześć osób dobry jest telewizor 55 cali, przy stole na 10 do 12 osób 65 do 75 cali. Jeśli część uczestników łączy się zdalnie, potrzebna jest też kamera obejmująca cały stół i mikrofon konferencyjny.