Jaka sala na imprezę firmową, zależnie od rodzaju imprezy
Pod nazwą impreza firmowa kryje się kilka zupełnie różnych wydarzeń i każde potrzebuje innej sali. Zanim zaczniesz porównywać lokale, ustal format, bo to on decyduje o metrażu, menu i cenie bardziej niż liczba osób.
| Rodzaj imprezy | Typowy format | Czego szukać w sali |
|---|---|---|
| impreza integracyjna dla zespołu | kolacja przy stołach, potem muzyka i parkiet | parkiet na co najmniej jedną trzecią gości, nagłośnienie, sala na wyłączność |
| jubileusz firmy albo gala | część oficjalna ze sceną, kolacja, występ | scena, ekran, oświetlenie, wysokość sali, zaplecze dla artystów |
| impreza noworoczna lub letnia | bufet, stoliki koktajlowe, luźny program | ogród albo taras latem, szatnia zimą, swobodny przepływ gości |
| kolacja dla klientów lub zarządu | serwowane menu, rozmowy przy stole | cisza, osobna sala, dobra kuchnia, dyskretna obsługa |
| wyjazd firmowy z imprezą | dzień programu, wieczorem kolacja i zabawa | hotel lub ośrodek z salą, noclegami i parkingiem dla autokaru |
Jeśli w programie jest część merytoryczna, na przykład podsumowanie roku z prezentacją, potrzebujesz albo dwóch sal, albo sali, w której obsługa przestawi stoły w trakcie przerwy. Zapisz to w zapytaniu od razu, bo nie każdy lokal ma ekipę do szybkiej zmiany ustawienia.
Ile m² potrzeba na imprezę firmową
Metraż liczy się od układu stołów, a potem dodaje się parkiet, scenę i bufet. Liczby poniżej to praktyczne minimum dla wygodnej imprezy, a nie maksymalna pojemność, którą lokale podają w ofertach. Pojemność z oferty zakłada zwykle najciaśniejsze ustawienie i brak parkietu.
| Ustawienie | m² na osobę | 50 osób | 80 osób | 150 osób |
|---|---|---|---|---|
| okrągłe stoły bez parkietu | 1,4 do 1,6 | 70 do 80 m² | 110 do 130 m² | 210 do 240 m² |
| okrągłe stoły z parkietem i DJ-em | 1,8 do 2,0 | 90 do 100 m² | 140 do 160 m² | 270 do 300 m² |
| stół biesiadny (prostokątny, długi) | 1,2 do 1,4 | 60 do 70 m² | 100 do 110 m² | 180 do 210 m² |
| impreza stojąca, bufet i stoliki koktajlowe | 1,0 do 1,3 | 50 do 65 m² | 80 do 105 m² | 150 do 195 m² |
Scena dla zespołu muzycznego zajmuje zwykle 12 do 20 m², a stanowisko DJ-a 4 do 6 m². Przy grupie powyżej 100 osób dolicz też miejsce na szatnię i strefę wejścia, bo kolejka do szatni o 19:00 potrafi zepsuć start imprezy. Dokładne układy stołów opisujemy w tekście o ustawieniu sali konferencyjnej.
Lokal na imprezę firmową, restauracja, hotel, loft czy obiekt za miastem
Każdy typ obiektu ma swoją mocną stronę, a wybór najczęściej rozstrzyga to, czy zespół zostaje na noc i czy potrzebujesz sali na wyłączność.
| Obiekt | Kiedy wybrać | Na co uważać |
|---|---|---|
| restauracja z salą na wyłączność | 20 do 80 osób, impreza w mieście, dojazd taksówką | minimalna kwota zamówienia, godzina zamknięcia, dzielenie lokalu z gośćmi |
| hotel z salą bankietową | zespół z kilku miast, impreza po szkoleniu, nocleg na miejscu | inne grupy w hotelu tego samego wieczoru, cisza nocna |
| loft, klub, sala eventowa | duża impreza z muzyką, gala, własna scenografia | catering zewnętrzny, technika i obsługa liczone osobno |
| centrum konferencyjne | impreza po konferencji, 100 osób i więcej | sala bywa duża i chłodna, potrzebuje dekoracji i światła |
| dworek, ośrodek za miastem | wyjazd integracyjny z noclegiem, impreza z częścią plenerową | transport w obie strony, plan B na deszcz |
Przy wyjeździe z noclegiem dobrze sprawdzają się ośrodki konferencyjne i hotele konferencyjne, bo sala, kuchnia i pokoje są w jednym miejscu, a nikt nie musi pilnować powrotów po północy.
Ile kosztuje sala na imprezę firmową
W restauracjach i hotelach sama sala jest zwykle wliczona w menu, jeśli grupa przekroczy minimalną liczbę osób albo minimalną kwotę zamówienia. W loftach i salach eventowych płacisz osobno za wynajem przestrzeni, catering, obsługę i technikę. Dlatego porównuj zawsze koszt całej imprezy na osobę, a nie samą stawkę za salę.
- Menu i napoje: największa pozycja. Kolacja serwowana kosztuje więcej niż bufet, a pakiet napojów bez alkoholu bywa w cenie menu.
- Alkohol: pakiet od osoby, rozliczenie według zużycia albo własny alkohol z opłatą korkową liczoną od butelki lub od osoby.
- Muzyka: DJ, zespół muzyczny albo wokalistka, plus nagłośnienie i światło, jeśli lokal ich nie ma.
- Technika na część oficjalną: ekran, rzutnik, mikrofony bezprzewodowe.
- Nadgodziny: lokale liczą każdą godzinę po umówionym końcu, często wyższą stawką po północy.
- Dodatki: dekoracje, szatnia, ochrona, sprzątanie po imprezie, transport gości.
Przykładowa struktura oferty dla 80 osób w hotelu wygląda tak: menu i napoje od osoby, sala w cenie przy co najmniej 60 osobach, DJ z nagłośnieniem osobno, nadgodzina po 1:00 dodatkowo płatna. Kwoty zależą od miasta, dnia tygodnia i sezonu, dlatego realną cenę zobaczysz dopiero w ofercie na konkretną datę. Szerzej o składnikach ceny piszemy w artykule ile kosztuje wynajem sali konferencyjnej.
Impreza firmowa a koszty i VAT
Dla księgowości liczy się przede wszystkim to, dla kogo jest impreza. Impreza integracyjna dla pracowników jest zwykle traktowana inaczej niż kolacja dla klientów i kontrahentów, którą przepisy o podatku dochodowym zaliczają do wydatków na reprezentację, a tych nie można wliczyć w koszty uzyskania przychodu. Poproś obiekt o fakturę na firmę z rozbiciem na salę, gastronomię i usługi, a w opisie zapisz cel i uczestników imprezy. O tym, co da się zaliczyć w koszty i odliczyć VAT, przed podpisaniem umowy zdecyduje Twój księgowy, a jeśli firma dopiero go szuka, warto dobrać biuro rachunkowe do branży i formy prawnej, zanim zbiorą się grudniowe faktury.
Kiedy rezerwować salę na imprezę firmową
Najtrudniej o salę na imprezę firmową w grudniu, w czerwcu i na początku września, kiedy wiele firm organizuje imprezy na koniec roku, na rozpoczęcie lata albo po urlopach. Czwartki i piątki w tych miesiącach znikają nawet trzy do czterech miesięcy wcześniej. Imprezę w styczniu, lutym, marcu albo listopadzie zarezerwujesz zwykle w kilka tygodni i łatwiej wynegocjujesz menu. Jeśli planujesz imprezę świąteczną, przeczytaj osobny tekst o tym, jak znaleźć salę na wigilię firmową, bo tam terminy kończą się najszybciej.
Co wpisać w zapytaniu o salę na imprezę firmową
Im dokładniejsze zapytanie, tym mniej rozmów i tym bardziej porównywalne oferty. Lokal, który nie spełni warunków, po prostu nie odpowie, więc nie musisz odsiewać ofert bez szans.
- Data i jedna lub dwie daty zapasowe, godzina rozpoczęcia i planowanego końca.
- Liczba osób, z informacją, czy może się jeszcze zmienić i o ile.
- Format: kolacja przy stołach, bufet, impreza stojąca, z parkietem czy bez.
- Część oficjalna: ekran, mikrofony, scena, ile trwa.
- Muzyka: własny DJ lub zespół czy z lokalu, do której godziny może grać.
- Alkohol: pakiet, rozliczenie według zużycia czy własny.
- Noclegi, parking, transport, dostęp dla osób z niepełnosprawnościami.
- Budżet na osobę albo łączny, jeśli już go znasz.
Kalkulator na górze strony przygotuje taki brief za Ciebie, razem z metrażem dla wybranej liczby osób.
Na co uważać w umowie na salę na imprezę firmową
Umowę z lokalem czytaj pod kątem trzech rzeczy: kiedy podajesz ostateczną liczbę gości, ile kosztuje zmniejszenie grupy i co się dzieje przy odwołaniu. Większość obiektów wymaga zaliczki i ostatecznej liczby osób na kilka dni przed imprezą, a po tym terminie płacisz za zgłoszoną liczbę, nawet jeśli przyjdzie mniej osób. Sprawdź też godzinę zakończenia, stawkę za nadgodziny, zasady opłaty korkowej i to, czy sala jest na wyłączność przez cały wieczór, czy tylko do określonej godziny.
Sala na imprezę firmową, pytania i odpowiedzi
Ile kosztuje sala na imprezę firmową?
W restauracjach i hotelach sala jest zwykle w cenie menu, jeśli grupa przekroczy minimalną liczbę osób albo kwotę zamówienia, więc płacisz głównie za jedzenie i napoje od osoby. W loftach i salach eventowych wynajem przestrzeni, catering i obsługa są liczone osobno. Realną cenę zobaczysz w ofercie na konkretną datę, bo zależy od miasta, dnia tygodnia i sezonu.
Ile m² potrzeba na imprezę firmową dla 100 osób?
Przy okrągłych stołach z parkietem i DJ-em licz około 180 do 200 m², czyli 1,8 do 2 m² na osobę. Bez parkietu wystarczy około 140 do 160 m², a na imprezę stojącą z bufetem około 100 do 130 m². Pojemność podawana przez lokal zwykle zakłada najciaśniejsze ustawienie.
Gdzie zorganizować imprezę firmową, w restauracji czy w hotelu?
Restauracja z salą na wyłączność sprawdzi się przy 20 do 80 osobach i imprezie w mieście z powrotem taksówką. Hotel wybierz, gdy zespół przyjeżdża z kilku miast, impreza jest po szkoleniu albo goście zostają na noc. Przy dużej imprezie z muzyką i sceną lepszy bywa loft lub sala eventowa.
Z jakim wyprzedzeniem zarezerwować salę na imprezę firmową?
Na czwartek lub piątek w grudniu, czerwcu i na początku września rezerwuj trzy do czterech miesięcy wcześniej. W styczniu, lutym, marcu i listopadzie zwykle wystarczy kilka tygodni. Przy grupie powyżej 100 osób zacznij szukać wcześniej, bo dużych sal jest w każdym mieście niewiele.
Czy na imprezę firmową można przynieść własny alkohol?
W wielu lokalach tak, ale za opłatą korkową liczoną od butelki albo od osoby. Część hoteli i restauracji nie zgadza się na własny alkohol i proponuje pakiet napojów albo rozliczenie według zużycia. Zapytaj o to w zapytaniu, bo różnica w koszcie bywa duża.
Czy za zapytanie o salę na imprezę firmową się płaci?
Nie. Wysłanie zapytania i porównanie ofert są dla firmy bez opłat. Umowę i fakturę dostajesz bezpośrednio od lokalu, który wybierzesz, bez prowizji pośrednika.