Sala konferencyjna na 150 osób, wynajem sali dla 150 osób, metraż i cena

Ile m² potrzeba na salę dla 150 osób

Obiekt, który pisze „sala do 150 osób", podaje prawie zawsze pojemność w układzie teatralnym. Ta sama sala przy stołach szkolnych zmieści około 75 do 80 osób, a przy okrągłych stołach na kolację 100 do 110. Dlatego w zapytaniu pytasz o liczbę miejsc w swoim układzie, a nie o pojemność ogólnie.

Poniżej metraż liczony z tych samych założeń, których używamy w kalkulatorze sali: metraż na osobę razy 150 plus zapas na scenę, ekran, stanowisko techniczne i przejścia ewakuacyjne.

Przy 150 osobach typowa sala to sala balowa hotelu podzielona ściankami mobilnymi na dwie albo trzy części. Rano otwierasz całość na część plenarną, po lunchu dzielisz ją na dwie sale po 70 osób na ścieżki tematyczne. Zapytaj, czy ścianki są dźwiękoszczelne, bo w tańszych salach słychać prelegenta zza ściany. Wszystkie układy porównujemy w poradniku ustawienie sali konferencyjnej.

Ekran, nagłośnienie i wysokość sali dla 150 osób

W układzie teatralnym dla 150 osób wychodzi 11 do 13 rzędów po 12 do 14 krzeseł, a ostatni rząd stoi 13 do 15 m od ekranu. Wysokość obrazu powinna mieć co najmniej jedną szóstą tej odległości, czyli około 2,3 do 2,5 m przy szerokości 4,1 do 4,4 m w formacie 16:9. Taki ekran mieści się wygodnie w sali o wysokości 3,5 do 4 m. W sali o wysokości 3 m ekran trzeba opuścić tak nisko, że tylne rzędy patrzą na slajdy zza głów, a wtedy ratunkiem są dwa ekrany boczne zamiast jednego centralnego.

• Nagłośnienie: kolumny po obu stronach sceny z mikserem i technikiem. Przy 150 osobach głos bez mikrofonu nie dociera do połowy sali.
• Mikrofony: 2 do 4 bezprzewodowe na scenie, przy panelu dyskusyjnym tyle, ilu panelistów, plus jeden do podawania na pytania z sali.
• Realizacja: technik obecny przez całe wydarzenie i próba techniczna rano przed wejściem gości. Przy transmisji online osobne łącze przewodowe.
• Wi-Fi: przepustowość na około 250 urządzeń naraz, bo uczestnicy mają telefon i często laptop.
• Światło: możliwość przygaszenia sali przy projekcji i światło na prelegenta, żeby był widoczny na nagraniu.

Ile kosztuje wynajem sali konferencyjnej na 150 osób

Obiekty wyceniają salę na 150 osób na dwa sposoby i oba trzeba sprowadzić do kosztu całkowitego netto, żeby je porównać.

• Wynajem sali plus usługi osobno: kwota netto za salę za pół dnia albo dzień, a catering, technika i obsługa doliczane pozycjami. Tak liczą zwykle centra konferencyjne.
• Pakiet konferencyjny za osobę: stawka netto razy liczba uczestników, w cenie sala, podstawowa technika, przerwy kawowe i lunch. Tak liczą głównie hotele. Przy 150 osobach różnica 20 zł w stawce to 3 000 zł netto na fakturze.

Przykład z założonymi stawkami, który pokazuje mechanikę, a nie ceny rynkowe: hotel proponuje pakiet dzienny 210 zł netto za osobę, a centrum konferencyjne salę za 7 000 zł netto za dzień, catering 90 zł netto za osobę i technikę za 4 000 zł netto. Pakiet daje 31 500 zł netto, wariant z salą 7 000 + 13 500 + 4 000 = 24 500 zł netto. Wynik często się odwraca, gdy połowa grupy nocuje w hotelu, bo obiekt obniża wtedy stawkę pakietu albo nie liczy sali. Proś więc zawsze o obie wersje oraz o cenę z noclegami i bez. Składniki ceny opisujemy we wpisie wynajem sali konferencyjnej cena, a zawartość pakietów w poradniku pakiet konferencyjny.

Do najmu sali doliczasz VAT 23 procent. Przy pakiecie z gastronomią faktura może mieć pozycje z różnymi stawkami VAT, więc proś o cenę netto i brutto dla każdej pozycji osobno.

Rejestracja, przerwy i lunch przy 150 uczestnikach

Przy 150 osobach drobiazgi logistyczne zaczynają kosztować czas programu. Jedna kolejka do rejestracji albo do kawy potrafi przesunąć start albo powrót z przerwy o kwadrans.

• Rejestracja: 2 do 3 stanowiska przy wejściu, otwarte 45 minut przed startem. Link do formularza zapisów najwygodniej rozesłać jako krótki link na własnej domenie z kodem QR, który drukujesz też na zaproszeniu i identyfikatorze, a przy wejściu skanujesz listę zamiast szukać nazwisk na papierze.
• Przerwy kawowe: co najmniej 2 do 3 punkty z kawą w foyer. Foyer powinno pomieścić wszystkich stojąc, czyli mieć około 120 do 150 m².
• Lunch: bufet z dwiema liniami wydawania albo lunch serwowany w drugiej sali. Przy jednej linii 150 osób wydaje się ponad pół godziny.
• Szatnia: od października do marca obsługiwana szatnia przy wejściu. Zapytaj, czy jest w cenie.
• Parking i dojazd: przy 150 osobach z kilku miast policz miejsca parkingowe albo zamów autokar z dworca.

Zaliczka i liczba uczestników w umowie na 150 osób

Przy wydarzeniu na 150 osób największe ryzyko finansowe to frekwencja. Na bezpłatne wydarzenia firmowe i branżowe część zapisanych nie przychodzi, a obiekt liczy catering od liczby zadeklarowanej w umowie.

• Ustal, do kiedy i o ile procent możesz zmniejszyć liczbę osób bez kosztów. Przy pakiecie za 210 zł netto 15 osób mniej to 3 150 zł netto różnicy.
• Zapytaj o harmonogram zaliczek i zapisz kwotowo warunki odwołania dla kilku progów czasowych.
• Sprawdź dopuszczalną liczbę osób w sali według dokumentacji przeciwpożarowej. Sala może zmieścić 160 krzeseł, a mieć dopuszczenie na 140 osób.
• Sprawdź, co jest w cenie w zakresie techniki: ekrany boczne, technik i próba techniczna bywają doliczane osobno.

Gdzie wynająć salę konferencyjną na 150 osób

Sal na 150 osób jest więcej niż sal na 300, ale najlepsze terminy wiosną i jesienią znikają kilka miesięcy wcześniej. Takie sale mają:

• Hotele konferencyjne z salą balową: sala, catering i noclegi w jednej umowie. Najwygodniejsze, gdy uczestnicy przyjeżdżają z całej Polski. Zobacz hotele konferencyjne.
• Centra konferencyjne: sale dzielone ściankami, foyer i zaplecze techniczne. Dobry wybór przy programie ze ścieżkami. Zobacz centra konferencyjne.
• Ośrodki i hotele poza miastem: przy dwudniowym wyjeździe całej firmy z kolacją. Zobacz sale konferencyjne mazowieckie i sale konferencyjne dolnośląskie.
• Aule uczelni i sale wykładowe: dobre na konferencję naukową w układzie teatralnym, zwykle poza sesją.

Najwięcej sal tej wielkości ma Warszawa, więc zacznij od strony sala konferencyjna Warszawa. Jeśli lista gości jest krótsza, policz salę we wpisie sala konferencyjna na 100 osób, a jeśli rośnie, we wpisie sala konferencyjna na 200 osób.

Co wpisać w zapytaniu o wynajem sali na 150 osób

Zapytanie typu „sala na 130 do 150 osób, prosimy o ofertę" wraca kilkoma mailami z pytaniami. Podaj od razu:

• datę, godziny, termin zapasowy i czas na montaż,
• liczbę osób i układ, na przykład „teatralny, 150 osób, scena na panel 4 osób",
• czy sala ma się dzielić na ścieżki po południu,
• technikę: ekran lub dwa ekrany boczne, nagłośnienie, liczbę mikrofonów, technika, transmisję online,
• wyżywienie: przerwy kawowe, lunch, kolację, liczbę osób na diecie,
• noclegi z liczbą pokoi i nocy,
• budżet orientacyjny netto i sposób rozliczenia.

Kalkulator na górze tej strony zamienia liczbę osób i układ na metraż, wysokość sali, rozmiar ekranu i gotowy brief. Zapytanie trafia do obiektów z salą na 150 osób i wolnym terminem, a oferty wracają w jednym formacie z ceną netto. Jak to działa krok po kroku, opisujemy na stronie zapytanie o wynajem sali konferencyjnej.

Sala konferencyjna na 150 osób, pytania i odpowiedzi

Ile m² potrzeba na salę konferencyjną na 150 osób?

W układzie teatralnym około 160 do 180 m², przy kolacji na stołach okrągłych 240 do 260 m², a w układzie szkolnym 300 do 330 m². Wartości obejmują scenę, ekran i przejścia. Pojemność podaną przez obiekt sprawdzaj dla swojego układu, bo zwykle dotyczy teatru.

Ile kosztuje sala na 150 osób?

Cenę podaje obiekt na konkretny termin, bo zależy od miasta, dnia tygodnia, techniki i wyżywienia. Sale liczą kwotę za pół dnia lub dzień z usługami osobno albo pakiet za osobę. Do najmu dochodzi VAT 23 procent. Porównuj koszt całkowity dla 150 osób, a nie same stawki.

Jaki ekran do sali na 150 osób?

Ekran o wysokości obrazu około 2,3 do 2,5 m i szerokości 4,1 do 4,4 m, bo ostatni rząd stoi 13 do 15 m od sceny. W sali niższej niż 3,5 m lepiej sprawdzą się dwa ekrany boczne. Do tego nagłośnienie z mikserem i 2 do 4 mikrofony bezprzewodowe.

Ile osób zmieści sala 150 m²?

Sala o powierzchni 150 m² zmieści około 130 osób w układzie teatralnym po odjęciu sceny i przejść, około 90 osób przy stołach okrągłych i 70 do 75 osób w układzie szkolnym. Na 150 osób w teatrze potrzebujesz sali od około 160 m².

Z jakim wyprzedzeniem rezerwować salę na 150 osób?

Na wiosenny i jesienny szczyt 3 do 4 miesięcy wcześniej, a na grudzień jeszcze wcześniej, bo hotele blokują sale balowe pod wigilie firmowe. W lipcu, sierpniu i styczniu wolny termin często znajdziesz kilka tygodni przed wydarzeniem.