Zapytanie o wynajem sali konferencyjnej, jak działa wynajem sali dla firmy i obiektu
Zapytanie o wynajem sali konferencyjnej wysyłasz u nas raz: miasto, liczba osób, układ sali, termin, technika i catering. Trafia ono tylko do obiektów, które mają salę o takiej pojemności i wolny termin w kalendarzu, a oferty wracają w jednym formacie z ceną netto. Dla firmy jest to bez opłat. Bez tego wynajem sali zwykle zaczyna się od kilkunastu telefonów i maili, a kończy arkuszem, w którym trzeba ręcznie ujednolicić oferty. U nas firma opisuje wydarzenie w jednym zapytaniu, a odpowiadają tylko obiekty, które mają pasującą salę i wolny termin. Oferty przychodzą w tym samym formacie, a umowę firma podpisuje bezpośrednio z obiektem. Poniżej opisujemy proces krok po kroku, osobno dla firmy szukającej sali i dla obiektu, który ją wynajmuje.
Przygotuj zapytanie o salę w kalkulatorze
Wpisz liczbę uczestników, układ sali, miasto i liczbę dni. Kalkulator policzy metraż, wysokość sali i rozmiar ekranu, a z tych danych zbuduje gotowe zapytanie o wynajem sali konferencyjnej, które wysyłasz do obiektów jednym kliknięciem.
Kalkulator sali konferencyjnej
Policz salę i przygotuj zapytanie
Podaj liczbę uczestników, żeby policzyć salę.
Liczba uczestników musi być większa od zera.
Wynik dla Twojej grupy
| Układ | Min. m²Min. powierzchnia | Wysokość | Ekran | Stoły |
|---|---|---|---|---|
| Wysokość , Ekran | ||||
Brief zapytania ofertowego
Lista kontrolna wyposażenia
- Ekran lub monitor LED widoczny z ostatniego rzędu
- Nagłośnienie i co najmniej dwa mikrofony bezprzewodowe
- Stabilne Wi-Fi dla wszystkich uczestników
- Gniazdka przy stołach albo przedłużacze
- Flipchart i markery
- Klimatyzacja i możliwość zaciemnienia sali
- Miejsce na przerwę kawową poza salą
- Dostęp dla osób na wózkach
Jak liczymy
Powierzchnia to liczba osób razy metraż na osobę w danym układzie. To założenie branżowe i punkt wyjścia do rozmowy z obiektem, nie norma.
| Układ | Metraż na osobę | Ustawienie |
|---|---|---|
| Teatralny | 0,9 m² | rzędy krzeseł przodem do sceny |
| Szkolny | 1,8 m² | rzędy stołów z krzesłami po jednej stronie |
| Podkowa (U) | 2,6 m² | stoły w kształcie litery U, prowadzący w otwartej części |
| Bankietowy | 1,4 m² | okrągłe stoły z miejscami dookoła |
| Kabaretowy | 1,8 m² | okrągłe stoły z miejscami tylko od strony sceny |
| Boardroom | 2,4 m² | jeden duży stół, wszyscy widzą się nawzajem |
Wysokość sali: do 30 osób co najmniej 2,7 m, do 100 osób 3 m, do 300 osób 3,5 m, powyżej 300 osób 4,5 m. Ekran: wysokość obrazu to co najmniej jedna szósta odległości do ostatniego rzędu.
Podgląd profilu sali
Wpisz wymiary sali, a policzymy pojemność w każdym układzie. Tak zobaczy Twoją salę firma, która szuka obiektu.
Podaj wymiary sali w metrach, żeby policzyć pojemność.
Przy tej wysokości sala nie pomieści ekranu dla ostatniego rzędu. Rozważ dwa ekrany albo niższą liczbę osób.
Pojemność w układach
| Układ | Pojemność |
|---|---|
Twoja sala
Wolne terminy widoczne dla dopasowanych zapytań
Wynajem sali konferencyjnej dla firmy w czterech krokach
Proces jest taki sam dla szkolenia dla 15 osób i dla konferencji na kilkaset uczestników. Zmienia się tylko liczba pól, które warto wypełnić. Dla firm szukających sali korzystanie z serwisu jest bez opłat.
1. Zapytanie
Opisujesz wydarzenie: miasto albo region, liczbę uczestników, układ sali, wyposażenie, termin i godziny, noclegi, catering i orientacyjny budżet. Jeśli nie wiesz, jakiej sali potrzebujesz, kalkulator sali na stronie głównej policzy minimalną powierzchnię, wysokość sali i rozmiar ekranu, a potem przygotuje gotowy brief zapytania.
2. Dopasowanie
Zapytanie trafia do obiektów dopasowanych po czterech warunkach: miasto lub region, pojemność sali w wybranym układzie, wyposażenie i wolny termin w kalendarzu dostępności. Obiekt, który nie ma wolnej sali w tym terminie, nie dostaje zapytania, więc nie tracisz czasu na odpowiedzi „termin zajęty”.
3. Oferty w jednym formacie
Każdy obiekt odpowiada ofertą z tymi samymi polami: sala, pojemność w wybranym układzie, wyposażenie, pakiet konferencyjny i cena netto. Porównujesz oferty obok siebie, bez przepisywania do arkusza i bez dopytywania, co jest w cenie.
4. Wybór i umowa bezpośrednio z obiektem
Wybierasz ofertę i dalej rozmawiasz bezpośrednio z obiektem. Umowę podpisujesz z obiektem, fakturę wystawia obiekt. Nie ma pośrednika doliczającego marżę ani prowizji od rezerwacji.
Co zawiera zapytanie o wynajem sali
Im pełniejsze zapytanie, tym trafniejsze dopasowanie i szybsze oferty. Obowiązkowe są pola, bez których obiekt nie może policzyć ceny. Pozostałe pomagają doprecyzować ofertę.
| Pole zapytania | Po co jest | Obowiązkowe |
|---|---|---|
| Miasto albo region | dopasowanie obiektów z danej okolicy | tak |
| Liczba uczestników | dobór sali o właściwej pojemności | tak |
| Układ sali | pojemność sali zależy od układu | tak |
| Termin i godziny | sprawdzenie wolnego terminu w kalendarzu | tak |
| Wyposażenie | ekran, nagłośnienie, tłumaczenia, klimatyzacja, światło dzienne, dostęp dla wózków | nie |
| Noclegi | liczba pokoi i nocy | nie |
| Catering | przerwy kawowe, lunch, kolacja | nie |
| Budżet | obiekt dobiera pakiet do możliwości firmy | nie |
Oferta na wynajem sali w jednym formacie
Obiekty odpowiadają według jednego szablonu. Dzięki temu dwie oferty różnych hoteli, centrów czy ośrodków wyglądają tak samo i da się je porównać w kilka minut.
| Pole oferty | Co zawiera |
|---|---|
| Sala | nazwa sali w obiekcie, powierzchnia, wysokość, światło dzienne |
| Pojemność w wybranym układzie | liczba miejsc dokładnie w układzie z zapytania |
| Wyposażenie | co jest w cenie, a co jest dopłatą |
| Pakiet konferencyjny | przerwy kawowe, lunch, noclegi, godziny wynajmu |
| Cena netto | kwota za pakiet albo za osobę, z opisem, co obejmuje |
| Warunki | termin opcji, zasady anulowania, osoba kontaktowa |
O tym, co powinno znaleźć się w pakiecie, piszemy w artykule pakiet konferencyjny: co zawiera, a o składnikach ceny w tekście ile kosztuje wynajem sali konferencyjnej.
Jak obiekt otrzymuje zapytania o wynajem sali
Obiekt, czyli hotel konferencyjny, centrum konferencyjne, ośrodek szkoleniowy albo sala w biurowcu, płaci abonament za profil, zapytania i kalendarz. Nie płaci prowizji od rezerwacji.
- Konto: zakładasz konto obiektu adresem e-mail i potwierdzasz je kodem.
- Profil z salami: dodajesz każdą salę z wymiarami, pojemnością w każdym układzie, galerią i wyposażeniem. Zakładka „Mam obiekt” w kalkulatorze policzy pojemność z wymiarów sali.
- Kalendarz: oznaczasz terminy wolne, zajęte i na opcji. Zapytania przychodzą tylko na wolne terminy.
- Zapytania: dostajesz zapytania z Twojego miasta lub regionu z kompletem danych: liczba osób, układ, termin, noclegi, catering, budżet.
- Odpowiedź szablonem oferty: odpowiadasz w jednym formacie, a w planie Obiekt Pro zapisujesz własne szablony ofert, żeby nie wypełniać ich od zera.
Więcej o korzyściach dla obiektu na stronie reklama hotelu, a o kalendarzu na stronie system rezerwacji sal konferencyjnych.
Wynajem sali konferencyjnej przez telefon a jedno zapytanie
| Etap | Obdzwanianie obiektów | Jedno zapytanie w serwisie |
|---|---|---|
| Wyszukanie obiektów | lista z wyszukiwarki, każdy obiekt osobno | dopasowanie po mieście, pojemności, wyposażeniu i terminie |
| Sprawdzenie terminu | pytanie w każdej rozmowie | kalendarz odsiewa zajęte terminy przed wysłaniem |
| Format ofert | każdy obiekt w innym | te same pola w każdej ofercie |
| Umowa i faktura | z obiektem | z obiektem, bez pośrednika |
| Koszt dla firmy | czas działu | bez opłat |
Pytania o proces wynajmu sali konferencyjnej
Ile kosztuje wysłanie zapytania o salę?
Dla firm szukających sali serwis jest bez opłat. Cenę wynajmu podaje obiekt w ofercie, a umowę i fakturę zawierasz bezpośrednio z nim.
Do ilu obiektów trafia zapytanie?
Do wszystkich obiektów, które spełniają warunki dopasowania: miasto lub region, pojemność sali w wybranym układzie, wyposażenie i wolny termin w kalendarzu.
Czy obiekt płaci prowizję od rezerwacji?
Nie. Obiekt płaci miesięczny albo roczny abonament za profil, zapytania i kalendarz dostępności. Od rezerwacji nie pobieramy prowizji.
Jak napisać zapytanie o wynajem sali konferencyjnej?
Podaj w pierwszym zdaniu termin, miasto, liczbę osób i układ sali, na przykład „15 maja, Warszawa, 130 do 150 osób, układ teatralny, 9.00 do 17.00". Dopisz technikę, przerwy kawowe i lunch, noclegi i budżet netto. Obiekt policzy wtedy cenę bez dopytywania. Przykład dla dużej grupy znajdziesz we wpisie sala konferencyjna na 150 osób.
Ile czeka się na odpowiedź na zapytanie o salę?
Obiekty z wolnym terminem odpowiadają zwykle w ciągu jednego do dwóch dni roboczych. Im pełniejsze zapytanie, tym szybciej przychodzi oferta z ceną, bo obiekt nie musi dopytywać o układ, technikę i wyżywienie.
Co jeśli nie dostanę żadnej oferty?
Oznacza to, że w wybranym mieście żaden obiekt nie ma pasującej sali w tym terminie. Poszerz region, zmień układ sali albo przesuń datę i wyślij zapytanie ponownie.