System rezerwacji sal konferencyjnych z kalendarzem dostępności
Kalendarz dostępności to część profilu obiektu, w której oznaczasz, kiedy każda sala jest wolna, na opcji albo zajęta. Na jego podstawie dopasowujemy zapytania: firma, która szuka sali na zajęty termin, nie trafia do Twojej skrzynki, a Twój dział sprzedaży nie odpisuje „niestety termin zajęty”. Kalendarz działa w każdym planie, w planie Obiekt Pro synchronizuje się z iCal i Google, a w planach Centrum Premium i Sieć jest dostępny przez API.
System rezerwacji sal konferencyjnych z salami, terminami i statusami
Każda sala w profilu ma własny kalendarz. Dla każdego dnia, a przy salach wynajmowanych na godziny także dla bloków godzinowych, ustawiasz jeden z trzech statusów. Status decyduje o tym, czy zapytanie na ten termin do Ciebie trafi.
| Status | Co oznacza | Co dzieje się z zapytaniem |
|---|---|---|
| Wolny | sala jest dostępna do wynajęcia | zapytanie trafia do obiektu, jeśli sala pasuje pojemnością i wyposażeniem |
| Opcja | termin jest wstępnie zarezerwowany dla innego klienta do określonego dnia | zapytanie może trafić do obiektu z oznaczeniem, że termin jest na opcji |
| Zajęty | sala jest wynajęta albo wyłączona z użytku | zapytanie nie trafia do obiektu |
- Kalendarz osobno dla każdej sali w profilu.
- Statusy dla całych dni i dla bloków godzinowych.
- Opcja z datą wygaśnięcia, po której termin wraca do statusu wolnego albo zmieniasz go na zajęty.
- Zmiana statusu wielu dni naraz, na przykład na cały okres remontu sali.
Zapytania tylko na wolne terminy
Dopasowanie zapytania sprawdza cztery warunki: miasto lub region, pojemność sali w wybranym układzie, wyposażenie i termin. Kalendarz odpowiada za ostatni z nich. Dzięki temu zapytania, które dostajesz, dotyczą terminów, na które możesz przygotować ofertę. Dla działu sprzedaży oznacza to mniej odpowiedzi odmownych i więcej czasu na oferty, które mają szansę na podpisanie. Dla firmy oznacza to, że każda odpowiedź, którą dostaje, jest realną propozycją. Cały proces opisuje strona wynajem sali konferencyjnej.
Synchronizacja kalendarza sal z iCal, Google i przez API
Większość obiektów prowadzi już rezerwacje sal w swoim systemie hotelowym albo w kalendarzu działu sprzedaży. Żeby nie przepisywać terminów ręcznie, kalendarz dostępności łączy się z tymi narzędziami.
- Plan Profil: kalendarz prowadzony w panelu obiektu.
- Plan Obiekt Pro: synchronizacja z kalendarzem iCal i Google. Terminy zajęte w Twoim kalendarzu pojawiają się jako zajęte w profilu.
- Plan Centrum Premium: dostęp przez API, który pozwala połączyć kalendarz z systemem rezerwacji obiektu.
- Plan Sieć: API dla wszystkich obiektów sieci, konta bez limitu, role i SSO.
Wiele sal i sale dzielone w systemie rezerwacji
W obiekcie z kilkoma salami każda ma własny kalendarz i własną pojemność w każdym układzie. Wiele obiektów ma też sale dzielone ścianą mobilną: duża sala plenarna może działać jako całość albo jako dwie czy trzy mniejsze. Kalendarz zna tę zależność. Gdy rezerwujesz całą salę, jej części są oznaczone jako zajęte, a gdy rezerwujesz jedną część, cała sala nie jest dostępna w tym terminie, a pozostałe części nadal są. Dzięki temu zapytanie o salę dla 200 osób nie trafi do Ciebie w dniu, w którym połowa sali jest wynajęta na szkolenie.
- Osobny kalendarz dla każdej sali.
- Sale dzielone: całość i części powiązane w kalendarzu.
- Pojemność każdej części w każdym układzie w profilu.
Kto widzi kalendarz dostępności sal
Twój kalendarz służy do dopasowania zapytań i nie jest publiczny. Firma szukająca sali nie widzi całego grafiku obiektu ani tego, kto i kiedy wynajął salę. Widzi tylko wynik dopasowania: że obiekt ma pasującą salę w wybranym terminie, a potem Twoją ofertę. W zespole obiektu kalendarz edytują osoby z dostępem do konta. Liczba kont zależy od planu, a w planie Sieć dochodzą role i uprawnienia. Więcej o danych i uprawnieniach na stronie bezpieczeństwo.
| Kto | Co widzi |
|---|---|
| Firma szukająca sali | wynik dopasowania i ofertę obiektu, bez całego kalendarza |
| Zespół obiektu | pełny kalendarz wszystkich sal obiektu |
| Administrator sieci | kalendarze wszystkich obiektów sieci, zgodnie z nadanymi rolami |
Funkcje kalendarza w planach
| Funkcja | Profil | Obiekt Pro | Centrum Premium | Sieć |
|---|---|---|---|---|
| Kalendarz dostępności | tak | tak | tak | tak |
| Liczba sal | do 3 | do 10 | bez limitu | bez limitu |
| Synchronizacja iCal i Google | nie | tak | tak | tak |
| API kalendarza | nie | nie | tak | tak |
| Konta w zespole | 1 | 3 | 10 | bez limitu, SSO, role |
| Cena miesięcznie netto | 249 zł netto + 23% VAT | 549 zł netto + 23% VAT | 1 190 zł netto + 23% VAT | 2 380 zł netto + 23% VAT |
Ceny roczne i pełne porównanie planów na stronie reklama dla hotelu: cennik. O tym, co obiekt zyskuje poza kalendarzem, piszemy na stronie reklama hotelu.
Pytania obiektów o kalendarz dostępności
Czy firma widzi mój kalendarz rezerwacji?
Nie. Kalendarz służy do dopasowania zapytań. Firma widzi tylko, że obiekt ma pasującą salę w wybranym terminie, a potem Twoją ofertę.
Jak zsynchronizować kalendarz z systemem hotelowym?
W planie Obiekt Pro kalendarz synchronizuje się z iCal i Google. W planach Centrum Premium i Sieć połączenie z systemem rezerwacji obiektu idzie przez API.
Co oznacza status opcji?
Opcja to wstępna rezerwacja terminu dla innego klienta do określonego dnia. Po tej dacie termin wraca do statusu wolnego albo zmieniasz go na zajęty.
Czy kalendarz obsługuje sale dzielone ścianą mobilną?
Tak. Całość sali i jej części są powiązane w kalendarzu. Rezerwacja jednej części blokuje całość w tym terminie, a pozostałe części zostają dostępne.
Ustaw kalendarz i odbieraj zapytania na wolne terminy
Załóż konto obiektu, dodaj sale i oznacz terminy. Zapytania trafiają do Ciebie tylko wtedy, gdy masz pasującą salę i wolny termin. Grupy hotelowe i sieci obiektów wybierają plan Sieć w cenniku.